DXの第一歩！ペーパーレス化の進め方
i365laboチームペーパーレス化を進めたいけど、何から手を付ければよいのかわからない！そんなあなたに効果的に進めるための具体的なステップをご紹介します。本記事を参考に進めることで、全社を巻き込んだペーパーレス化が実現できます。
Step 1. 現状の分析
- 各部門で使用されている書類の種類と量をリストアップしましょう。
種類とは例えば「契約書」「請求書」「報告書」などで、量はおおよその量を「キャビネット○段分」や「ファイルメーター（fm）」（注1）に換算します。
- 書類がどのように管理されているか、保管方法や場所を確認します。
- 以下のような問題点がないか確認します。
・電子帳簿保存法に未対応
・保管スペースが不足している
・書類の紛失や破損が発生している
・取引先への受け渡しに郵送している
・在宅や出張時に事務所へ電話し、書類の確認をしている
Step 2. 目標の設定
- ペーパーレス化の明確な目標を設定します。
例として以下のような目標が考えられます。
・用紙の使用量や購入量を30%削減する
・書類を探す時間を50%短縮する
・書類の保管スペースを半減する
- 目標を数値化し、進捗状況把握します。
Step 3. 適切なツールやシステムの選定
- 掲げた目標を達成するためのツールのリストを作成します。
- それぞれのツールで以下の項目を比較、評価します。
・機能（検索やバージョン管理、アクセス制限等）
・コスト（導入時、運用サポート等）
・セキュリティ（認証方法、暗号化、バックアップ、保管先等）
・ユーザビリティ（使いやすさ、カスタマイズの可否、他システムとの連携等）
・法律への対応（電子帳簿保存法、インボイス等）
- 試用期間を設けて、実際に利用する社員にも評価してもらいます。
Step 4. システムの導入準備
- ツール導入のスケジュールを作成します。
- トライアル期間を設けてテスト稼働を行います。トライアル期間中は利用者のフィードバックを収集し、ツールやシステムを最適化します。
- ペーパーレス化の目的（コスト削減、生産性向上、環境保護等）と手段（ツールやシステムの導入）について、全社員に説明し浸透を図ります。
Step 5. 段階的な導入
- まずは一部の部門やプロセスからペーパーレス化を開始します。
- 運用開始後も定期的に問題点を見つけ、改善を繰り返します。
- 段階的に全社へ展開します。
Step 6. 評価と改善
- 運用後は定期的にペーパーレス化の進捗状況を評価します。設定した目標に対してどれだけ達成できているかを確認します。
- 見つかった課題に対する対策を検討し、ツールやシステムの改善を行います。
以上がペーパーレス化を進めるための具体的なステップです。スモールスタートで始め、PDCAサイクルを回すことで、確実にペーパーレス化を実現できます。
イシマルでは、「ペーパーレス化」「電子帳簿保存法」などのドキュメントソリューションを提供しております。どうぞお気軽にお問い合わせください。
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https://www.ishimaru.ne.jp/solution/paperless/
この記事に関連するソリューション
「文書スキャン」「文書管理システム」「経費精算システム」「ワークフローシステム」「セキュリティ対策」「クラウドストレージ」「ファイルサーバー」
（注1）
ファイルメーター（fm）とは、書類を積み上げた高さをメートル単位で表したものです。
［執筆］
i365 labo 3rd プロジェクトチーム
（この記事は、2024年10月時点の情報をもとに作成されています。）
